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2021届毕业生档案问答

时间：2021-07-15 14:32:41 来源：档案室作者：档案室

1.学生：毕业生的档案在哪里？
老师：毕业生档案转递有如下去向：
（1）省外的学生，其档案通过中国邮政EMS寄往生源所在地的教育局或人才市场。
（2）省内的学生：分为中国邮政EMS寄出、档案留校、档案自带三种：
中国邮政EMS寄出：①生源地属于各地州市的，通过中国邮政EMS寄往当地教育局或人才市场；②凭就业协议书或就业合同书（学生交给招就部，该项工作的解释权为招就部），通过中国邮政EMS寄往此协议书或合同书上的地址；③根据学生提供的提档函上所写的地址，通过中国邮政EMS寄出；④考取贵州师范大学全日制研究生的，依据本校研究生院发来的学生名单，通过中国邮政EMS寄出。
注：非全日制研究生，档案寄回生源地。
档案留校：属于以下几种情况的，其档案保留在学院：①生源地属于贵阳市六个区（云岩区、南明区、乌当区、小河区、白云区、花溪区）的；②由于特殊情况申请档案留校的。
档案自带：根据学生提供的提档函，且提档函上明确写明档案可以密封后交由学生本人自行带至录取单位的，按规定办理相关手续后，可自带档案到录用单位。

2.学生：提档要求有哪些？
老师：①身份证原件、复印件，提档函原件（注：档案室会根据提档函上所写的地址通过中国邮政EMS寄出档案；如果需要档案自已带走，则提档函上必须要有“档案允许自带”字样方可自行带走档案）。②若是需要档案自带，且不是学生本人来提档，委托他人来办理提档手续的，则来人还需要出具：学生本人亲笔写的委托书、委托人和被委托人双方的身份证复印件、被委托人身份证原件，以及提档函原件。

3.学生：正式党员（或预备党员）的材料在哪里？若想提走怎么办？
   老师：“党员材料”装入学籍档案袋里一并寄送，不建议单独抽出提走。若因特殊情况确需单独提取“党员材料”的，按上述第2条“提档要求”办理（特别提醒：出具的提档函上必须写明提取的是“党员材料”）。

4.学生：提档时间是何时？
老师：①放假期间可与档案室老师电话联系，至少提前一周预约时间，按约定的时间来办理。②开学后提档时间：学院正常上班时间。

5.学生：档案寄送时间是哪天？
老师：档案寄出时间一般是毕业班辅导员老师移交档案当天或第二天。

6.学生：档案是通过什么方式邮寄？
老师：根据国家相关职能部门通知规定，“大学生档案”传递渠道通过“中国邮政EMS特快专递---高校学生档案专用”方式传递。

7.学生：怎么查询我的档案去向？
老师：应届生可通过邮寄单号查询。每名学生的档案寄出都有对应的档案邮寄单号，要及时请辅导员老师发送EMS单号，获得单号后，可登录百度查询档案送达的最终地址、接收人、接收时间等相关物流信息，并确保档案安全落户。
   重要提醒：根据中国邮政EMS工作规定，EMS快递单只保留两年，因此，学生们务必跟进、知晓自己的档案去向，便于今后查找。
往届生可通过学院官网档案查询系统查询。在求是学院官网首页的最下端，有“信息服务”→“档案查询”的链接，毕业生输入身份证号或报到证号即可进行查询。

8.学生：查到档案去向后，需要回复辅导员老师吗？
老师：需要。回复内容为某某某档案已安全到达并落户。

9.学生：毕业生的档案可以在学院保留多久（主要指生源地是贵阳市的学生）？
老师：第一，档案应尽快提（调）走；第二，有些同学误以为学校保存是免费的，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，学校保存的学籍档案只是“存放”,而真正发挥作用的恰是你的人事档案。
（注：人事档案：毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的《报到证》，然后由学校将档案转递至毕业生就业单位的人事部门或人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得《报到证》后，才得以实现。所以《报到证》也是非常关键的）。因此，提醒各位毕业生：凡是档案留存在学院的学生，应及时将档案提〈调〉走。【重要提示：有关人事档案的政策以当年（即今年）各地人事部门或人才市场职能部门解释为准】。

10.学生：在假期若要开具有关档案的证明、说明、复印材料、联系政审等其他事务性工作要怎么办理？
老师：①至少提前一周与老师电话预约，按约定的时间来办理；②带身份证复印件。（另：若录取单位来人政审，请携带介绍信、工作证、身份证等相关证明材料,且均必须提供原件）
   注：其他事务办理需要出具公函的，视具体情况而定。

11.学生：档案有什么用？
老师：档案与转正定级、获取干部身份、职称评定、办理各种人事手续（出国审查、过政审关）、入团入党、工龄计算、养老等都有关系。毕业生一定要重视，妥善的处理档案。

贵州师范大学求是学院档案室
2021年7月15日